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Come spostare documenti tra siti differenti con Content Organizer e Workflow
Pubblicato il: 18/04/2012
Da: Riccardo Celesti
Lingua: Italiano

Il Content Organizer è una feature presente in SharePoint Server 2010, standard ed enterprise, che permette di organizzare automaticamente i contenuti in base ad una serie di regole definite dai proprietari del sito.

Grazie a queste regole è possibile definire che una volta eseguito l’upload di un documento, a seconda del tipo di contenuto, questo venga riposizionato nella document library corretta, anche in un sito differente da quello in cui è stato salvato il documento.

Per non creare confusione con la terminologia è giusto chiarire che in questo caso, con “sito” differente intendiamo sia web, site collection o web application.

Il Content Organizer è una feature da attivare a livello di sito e sempre a questo livello è necessario definire sia le impostazioni sia le regole di routing. Per poter però spostare documenti tra siti diversi è necessario accertarsi che la feature Content Organizer sia attiva sia nel sito di origine sia in quello di destinazione e configurare almeno una “Send to location” custom. Quest’ultima configurazione da effettuare a livello di farm (con scope Web Application) ed è disponibile nei General Application Settings nella Central Administration.

Tuttavia questa non è l’unica soluzione possibile per spostare documenti tra siti differenti. Sfruttando le caratteristiche del Content Organizer e dei workflow di SharePoint 2010 è possibile creare una soluzione semplificata ma ugualmente efficace.

Nel sito di origine creeremo un semplice list workflow che, utilizzando l’azione “Invia documento in archivio”, sfrutterà la caratteristiche della feature Content Organizer, che dovrà essere necessariamente attivata nel sito di destinazione, per copiare/spostare un documento.

Figura 1

Come possiamo vedere dall’immagine precedente le stesse operazioni che stiamo descrivendo sono applicabili anche sui Document Set, semplicemente selezionando l’azione corrispondente.

Figura 2

La configurazione di questa azione di workflow è abbastanza semplice:

·        Questa azione permette di selezionare tra Copia, Sposta, Sposta e lascia un collegamento;

·        Questo archivio di destinazione, probabilmente non di immediata comprensione, richiede l’indirizzo del web service OfficialFile.asmx relativo al sito di destinazione;

·        Questa spiegazione richiede l’indicazione di un messaggio di log;

·        Variabile: risultato invio file è la variabile che conterrà l’esito dell’operazione.

Per “scoprire” l’indirizzo del web service OfficialFile.asmx basterà aprire il sito di destinazione, accedere alle impostazioni del sito e cliccare sul link Impostazioni Content Organizer. Nella sezione Punti di invio troverete l’url richiesto. In generale la struttura dell’indirizzo di tale servizio segue la struttura http://site/web/_vti_bin/OfficialFile.asmx.

Una volta configurata, la nostra azione di workflow avrà queste caratteristiche:

Figura 3

Inutile dire che il workflow potrebbe essere molto più complesso, seguendo logiche approvative o di verifica sui metadata, o seguendo qualsiasi altra logica richiesta dalla vostra applicazione. Per il nostro esempio ci limiteremo a questa semplice azione.

Una volta eseguito il workflow il documento verrà spostato nel sito di destinazione, già, ma dove? Se non sono state definite regole di routing, o se il documento “inviato” non risponde a nessuna  delle regole definite, il file si troverà nella Drop-Off Library (Raccolta documenti da organizzare in Italiano), document library “speciale” creata all’attivazione della feature Content Organizer. In caso contrario il documento sarà ruotato alla raccolta documenti corretta, completo di tutti i suoi metadata.




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Microsoft SharePoint Server 2010


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